Integracje | Agentic PSA

Integracje Bluebox AI

Czyli jak wykorzystasz Bluebox AI w swoim środowisku pracy

Bluebox AI integruje się z kluczowymi systemami biznesowymi — od chmury i obiegu dokumentów po e-commerce, narzędzia współpracy oraz rozwiązania CRM, ERP, EAM i Helpdesk — tworząc spójną, inteligentną platformę pracy.

Bluebox AI zapewnia pełną obsługę zarówno danych niestrukturalnych, jak i strukturalnych, tworząc centralną warstwę inteligencji, która łączy różnorodne źródła informacji z systemami operacyjnymi wykorzystywanymi przez organizację. Systemy po lewej stronie — takie jak platformy chmurowe, pakiety biurowe, repozytoria dokumentów czy systemy obiegu spraw — dostarczają do Bluebox AI ogromnych wolumenów danych: plików, dokumentów tekstowych, prezentacji, skanów, e-maili, metadanych oraz rekordów uporządkowanych. Bluebox AI potrafi je odczytać, zrozumieć, skategoryzować, powiązać kontekstowo i przetworzyć na wiedzę gotową do użycia w procesach biznesowych.

Systemy po prawej stronie architektury działają natomiast jako odbiorcy tej wiedzy — komunikują się z Bluebox AI poprzez API, dzięki czemu mogą w czasie rzeczywistym wysyłać zapytania i otrzymywać precyzyjne, kontekstowe odpowiedzi. API Bluebox AI umożliwia m.in. generowanie podsumowań, analiz, rekomendacji, uzupełnianie danych, automatyczne klasyfikowanie treści, a także odpowiadanie na pytania oparte na dokumentach organizacji. Otrzymane wyniki mogą być następnie wykorzystywane wewnątrz tych systemów do automatyzacji i usprawniania pracy.

W praktyce oznacza to, że platformy e-commerce mogą używać Bluebox AI do inteligentnego opisu produktów, generowania treści czy obsługi klienta. Microsoft Teams lub inne narzędzia współpracy mogą w czasie rzeczywistym zadawać pytania o dokumenty i procedury firmowe. CRM-y mogą automatycznie uzupełniać informacje o klientach lub przygotowywać spersonalizowane oferty. ERP może wykorzystywać AI do analizy dokumentów zakupowych czy raportów operacyjnych, natomiast EAM — do interpretowania dokumentacji technicznej i wsparcia utrzymania ruchu. Systemy Helpdesk mogą automatycznie odpowiadać na zgłoszenia lub sugerować rozwiązania na podstawie zgromadzonej wiedzy organizacji.

Integracja z Google i Microsoft Office365

Bluebox AI integruje się z Google Drive oraz Microsoft 365 SharePoint w sposób bezpieczny i kontrolowany, umożliwiając automatyczne pobieranie dokumentów ze wskazanych lokalizacji i wykorzystywanie ich w procesie ingestyzacji wiedzy.

Integracja przebiega poprzez dedykowane konektory, które korzystają z oficjalnych API Google oraz Microsoft. Administrator organizacji definiuje, do których folderów system ma mieć dostęp — mogą to być zarówno katalogi współdzielone, jak i prywatne przestrzenie użytkowników. Dostępy są przyznawane w modelu najmniejszych uprawnień (least privilege), co oznacza, że Bluebox uzyskuje możliwość odczytu wyłącznie tych plików, które zostały wskazane.

Po nawiązaniu połączenia Bluebox cyklicznie monitoruje foldery, identyfikując nowe i zmodyfikowane dokumenty. Obsługiwane są różne formaty — m.in. PDF, DOCX, XLSX, prezentacje, pliki tekstowe, a także pliki skanowane. Każdy dokument jest pobierany do izolowanej instancji Blueboxa, gdzie przechodzi proces ingestyzacji: oczyszczania, wydobywania treści, wykrywania struktury, klasyfikacji oraz rozbijania na semantyczne fragmenty wiedzy. Następnie treść trafia do grafu wiedzy oraz indeksów wyszukiwania, dzięki czemu może być wykorzystywana przez modele LLM i funkcje Q&A.

Bluebox zapewnia również pełną kontrolę nad częstotliwością pobierania, harmonogramami aktualizacji oraz historią przetworzonych plików. Każdy krok integracji jest audytowalny, a komunikacja między Blueboxem a platformami chmurowymi przebiega z użyciem szyfrowanych kanałów i zgodnie z politykami bezpieczeństwa organizacji.

Dzięki tej integracji organizacje mogą w prosty i bezpieczny sposób wykorzystać dokumenty przechowywane w Google Drive lub SharePoint jako źródło wiedzy dla Bluebox AI — bez konieczności przenoszenia zasobów, zmiany procesów czy ręcznego przesyłania plików.

Integracja z EZD RP

Bluebox łączy się z EZD RP poprzez dedykowany konektor wykorzystujący dostępne mechanizmy API lub eksportów dostarczanych przez środowisko EZD. Po stronie organizacji administrator definiuje, które teczki, sprawy, kategorie lub typy dokumentów mają być udostępnione Blueboxowi. Uprawnienia są nadawane zgodnie z zasadą minimalnego dostępu, tak aby Bluebox miał prawo odczytu wyłącznie tych danych, które zostały wskazane w polityce integracji.

Po ustanowieniu połączenia Bluebox cyklicznie pobiera dokumenty oraz powiązane z nimi metadane — takie jak sygnatury, klasyfikacja JRWA, daty wpływu, numery spraw, uczestnicy postępowania czy statusy dokumentów. Pliki mogą obejmować zarówno formaty edytowalne, jak i skany. Wszystkie pobrane dane trafiają do odizolowanej instancji Blueboxa, gdzie są przetwarzane w procesie ingestyzacji: oczyszczane, interpretowane, klasyfikowane i dzielone na semantyczne fragmenty wiedzy.

Bluebox buduje na ich podstawie graf wiedzy oraz indeksy wyszukiwania, które umożliwiają użytkownikom zadawanie pytań dotyczących spraw, procedur, decyzji czy dokumentów — nawet jeśli informacje są rozproszone w wielu teczkach lub sprawach. Możliwe jest również generowanie podsumowań dokumentów, automatyczne analizy, odpowiedzi kontekstowe oraz rekomendacje oparte na treści EZD RP.

Proces integracji jest zgodny z politykami bezpieczeństwa urzędu, a cała komunikacja między systemami odbywa się przez szyfrowane kanały. Bluebox nie modyfikuje żadnych danych w EZD RP — działa wyłącznie jako bezpieczny odbiorca wskazanych treści.

Dzięki tej integracji instytucje publiczne mogą w pełni wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji do pracy z dokumentacją urzędową, nie zmieniając dotychczasowych procesów w EZD RP i zachowując pełne bezpieczeństwo informacji.

Integracja z Systemami obiegu dokumentów

Bluebox AI może zostać zintegrowany praktycznie z każdym systemem obiegu dokumentów, o ile ten udostępnia API umożliwiające dostęp do plików, metadanych i informacji o sprawach. Dzięki elastycznej architekturze integracyjnej Bluebox potrafi dopasować się do różnych standardów, modeli danych i sposobów zarządzania dokumentacją w organizacji.

Proces integracji rozpoczyna się od konfiguracji konektora API, który pozwala Blueboxowi na uzyskanie bezpiecznego dostępu do wybranych zasobów systemu obiegowego. Administrator określa, jakie typy dokumentów, jakiego rodzaju sprawy lub jakie foldery mają być udostępnione — Bluebox działa tu zawsze w modelu najniższych wymaganych uprawnień. Konektor może korzystać z REST API, SOAP, webhooków lub mechanizmów eksportowych, zależnie od możliwości danego systemu.

Po skonfigurowaniu połączenia Bluebox cyklicznie monitoruje wskazane zasoby i pobiera nowe lub zmodyfikowane dokumenty wraz z przynależnymi do nich metadanymi, takimi jak numer sprawy, klasa dokumentu, daty, nadawca/odbiorca, przebieg akceptacji czy powiązania między dokumentami. System może również pobierać treści powiązanych komentarzy, załączników lub decyzji, jeśli udostępnia je API.

Pobrane dokumenty trafiają do odizolowanej instancji Blueboxa, gdzie przechodzą proces ingestyzacji: analiza zawartości, ekstrakcja tekstu ze skanów, kategoryzacja, rozbijanie na semantyczne jednostki oraz wprowadzanie wiedzy do grafu. Dzięki temu Bluebox potrafi w późniejszym etapie odpowiadać na pytania o konkretne sprawy, procedury czy decyzje, generować podsumowania, analizować powiązania dokumentów oraz wspierać pracowników w codziennej pracy z informacją.

Systemy obiegu dokumentów mogą również wykonywać zapytania zwrotne do Blueboxa przez API — na przykład prosząc o analizę treści sprawy, wygenerowanie odpowiedzi, wyszukanie dokumentów powiązanych lub przygotowanie podsumowania akt. Bluebox staje się wówczas inteligentną warstwą nad istniejącą infrastrukturą.

Ponieważ Bluebox nie modyfikuje danych w systemie źródłowym i działa wyłącznie na kopii dokumentów pobranych przez API, integracja jest bezpieczna, zgodna z politykami organizacji i nie wymaga zmian w dotychczasowych procesach.

W efekcie każda organizacja może wzbogacić swój system obiegu dokumentów o możliwości AI — bez budowania nowych narzędzi, bez ingerencji w istniejące workflow i bez modyfikowania samego systemu obiegowego.

API Bluebox AI

Aplikacje, które chcą skorzystać z wiedzy zgromadzonej w Bluebox AI, komunikują się z nim przez REST API. System wysyła do Blueboxa pytanie lub zadanie, a w odpowiedzi dostaje ustrukturyzowany wynik, który może od razu wykorzystać w swoim interfejsie lub procesie biznesowym.

Co aplikacja wysyła do Blueboxa?

Najczęściej jedno wywołanie API zawiera m.in.:

Treść zapytania / pytanie użytkownika
Np.: „Pokaż najważniejsze postanowienia umowy z firmą X z 2023 roku” albo „Stwórz podsumowanie akt sprawy ABC/123/2024”.
Kontekst techniczny i biznesowy (opcjonalnie)
- ID użytkownika lub rola (żeby Bluebox mógł zastosować odpowiednie uprawnienia i filtrowanie dokumentów),
- identyfikator systemu/klienta,
- preferowany język odpowiedzi,
- wskazanie przestrzeni wiedzy (np. „dokumenty prawne”, „oferty handlowe”, „sprawy klienta X”).
Parametry działania (opcjonalne):
- typ operacji: Q&A, podsumowanie, wyszukiwanie dokumentów, ekstrakcja danych, klasyfikacja itp.,
- maksymalna długość odpowiedzi,
- czy zwrócić same odpowiedzi, czy też surowe wyniki wyszukiwania,
- poziom szczegółowości i format (np. Markdown, HTML, JSON z polami businessowymi).

Integracja z Microsoft Copilot

Integracja Microsoft Copilot z Bluebox AI sprawia, że Copilot zyskuje dostęp do pełnej, firmowej wiedzy przechowywanej w dokumentach, systemach obiegu spraw czy repozytoriach — nawet tych spoza Microsoft 365. Dzięki specjalnemu pluginowi Copilot może w czasie rzeczywistym zadawać pytania do API Blueboxa, a ten dostarcza mu gotowe, precyzyjne odpowiedzi oparte na zindeksowanych dokumentach i grafie wiedzy organizacji.

Gdy użytkownik poprosi Copilota o analizę umowy, podsumowanie sprawy czy znalezienie kluczowych informacji, Copilot automatycznie sięga do Blueboxa, pobiera najważniejsze dane i łączy je z kontekstem pracy w M365. W efekcie Copilot staje się znacznie potężniejszym asystentem — rozumie nie tylko pliki z SharePoint czy Outlooka, ale także całą wiedzę firmową zarządzaną przez Bluebox AI.

Dla użytkownika to jedna, spójna odpowiedź.
Dla firmy — możliwość wykorzystania sztucznej inteligencji w pełnym ekosystemie dokumentów.